Studia linguistica romanica publie deux ou trois numéros par an qui peuvent être aussi bien des numéros réguliers que des numéros thématiques. Un numéro thématique met l'accent sur un domaine spécifique de recherche. La revue publie des numéros thématiques issus de congrès, colloques, journées d'étude et ateliers, mais non des actes de congrès à proprement parler.
À tout moment, la revue accepte des propositions de numéros thématiques. La proposition (par courriel à la revue) doit contenir le sujet/titre, les noms des responsables du numéro, l'événement scientifique concerné, la pertinence pour la linguistique romane et la revue, les noms des auteurs/autrices, les titres et résumés (1000 caractères) des articles et un calendrier provisoire. Si la proposition est acceptée, la revue établit, en concertation avec les responsables du numéro, un calendrier de publication.
La soumission des articles s'effectue en deux étapes :
1. Dans la première étape (évaluation interne), les auteurs/autrices envoient les articles aux responsables du numéro, qui les révisent, suggèrent des améliorations portant sur le contenu, la formulation dans la langue de rédaction et la mise en forme ou, éventuellement, refusent un article. À la fin de l'étape, les responsables envoient à la revue une liste avec les articles qu'ils/elles ont confirmés et les noms et adresses courriel de deux évaluateurs/évaluatrices proposé(e)s pour chaque article.
2. Dans la deuxième étape (évaluation externe), chaque auteur/autrice soumet à la revue son article révisé et confirmé. La soumission se fait de la même façon que les articles des numéros réguliers, c'est-à-dire, à travers la plateforme de soumission en ligne. L’auteur/autrice doit soumettre une version anonyme (et enlever son nom du document et de ses propriétés), en fichier ODT, mise en forme selon les instructions de la feuille de style.
Lors de l'évaluation, la revue tient compte des propositions des responsables, mais se réserve la décision finale sur le choix des évaluateurs/évaluatrices. La revue informe les responsables régulièrement sur l'avancement de l'évaluation (sans révéler l'identité des évaluateurs/évaluatrices). La décision sur l'acceptation définitive des articles est prise par la revue.
Après l'acceptation, la revue envoie aux responsables les dernières versions des articles pour un autre tour de révision et mise en forme. À partir de ce moment-là, les auteurs/autrices ne doivent plus déposer dans la plateforme de nouvelles versions de leurs articles. Les responsables renvoient par courriel à la revue les articles révisés et mis en forme accompagnés d'une liste avec la séquence des articles pour le sommaire du numéro thématique. En même temps, les responsables rédigent l'introduction au numéro thématique. L'introduction doit aussi être soumise à travers la plateforme de soumission en ligne, mais elle ne doit pas être anonyme et ne passe pas par une évaluation externe.
La revue s'occupe de la révision, mise en forme et mise en page définitives et prépare les articles pour la publication. Avant la publication, les auteurs/autrices reçoivent les épreuves de leurs articles, qu'ils/elles doivent corriger et renvoyer dans le délai indiqué par la revue.