Studia linguistica romanica publica dos o tres números al año, que pueden ser números regulares o números temáticos. Un número temático se centra en un ámbito específico de la investigación. La revista publica números temáticos resultantes de congresos, seminarios y talleres, pero no actas de congresos en el sentido estricto del término.
En cualquier momento, la revista acepta propuestas para números temáticos. La propuesta (por correo electrónico a la revista) debe contener el tema/título, los nombres de los/las responsables del número, el evento científico correspondiente, la relevancia para la lingüística románica y para la revista, los nombres de los autores/las autoras, los títulos y resúmenes (1000 caracteres) de los artículos, y un calendario provisional. Si se acepta la propuesta, la revista establece, en consulta con los responsables del número, un calendario de publicación.
El envío de los artículos se realiza en dos etapas:
1. En la primera etapa (evaluación interna), los autores/las autoras envían sus artículos a los/las responsables del número, quienes los revisan, sugieren mejoras en cuanto al contenido, el estilo en la lengua de redacción y el formateo o, posiblemente, rechazan un artículo. Al final de esta etapa, los/las responsables del número envían a la revista una lista de los artículos que han confirmado, junto con los nombres y direcciones de correo electrónico de dos evaluadores/evaluadoras propuestos/as para cada artículo.
2. En la segunda etapa (evaluación externa), cada autor/autora envía su artículo revisado y confirmado a la revista. El envío se realiza de la misma manera que para los artículos de los números regulares, es decir, a través de la plataforma de envío en línea. El autor/la autora debe enviar una versión anónima (y eliminar su nombre del documento y de sus propiedades), en formato ODT, formateada según las instrucciones de la hoja de estilo.
Durante la evaluación, la revista tiene en cuenta las propuestas de los/las responsables del número, pero se reserva la decisión final sobre la elección de los evaluadores/las evaluadoras. La revista informa periódicamente a los/las responsables del número sobre el progreso de la evaluación (sin revelar la identidad de los evaluadores/las evaluadoras). La decisión sobre la aceptación definitiva de los artículos corresponde a la revista.
Tras la aceptación, la revista envía a los/las responsables del número las últimas versiones de los artículos para otra ronda de revisión y formateo. A partir de ese momento, los autores/las autoras no deben subir nuevas versiones de sus artículos a la plataforma. Los/Las responsables del número devuelven por correo electrónico a la revista los artículos revisados y formateados, acompañados de una lista con la secuencia de los artículos para el índice del número temático. Al mismo tiempo, los/las responsables redactan la introducción del número temático. La introducción también debe enviarse a través de la plataforma de envío en línea, pero no debe ser anónima y no se somete a evaluación externa.
La revista se encarga de la revisión final, del formateo y de la maquetación y prepara los artículos para su publicación. Antes de la publicación, los autores/las autoras reciben las pruebas de sus artículos, que deben corregir y devolver dentro del plazo indicado por la revista.